Gérer les imprévus en cours d'année
Absence, recalcul d'une partie, versions.
Chapitre 13 sur 17 · 8 min de lecture
Ce qu'il faut savoir
Pour gérer l’absence d’un formateur, déclarez ses dates d’indisponibilité puis recalculez les séances concernées. Les séances hors du périmètre restent en place. Comparez la proposition et vérifiez les cours non placés avant de valider ; pour une seule séance, consultez aussi Retoucher le planning.
Une fois l'année lancée, le planning doit absorber des changements sans tout bouleverser : un formateur absent deux semaines, une salle indisponible, un intervenant qui change de jour.
Trois réponses, de la plus légère à la plus large :
| Situation | Réponse | Chapitre |
|---|---|---|
| Un ou deux cours à bouger | les déplacer à la main | 10 |
| Une absence qui touche plusieurs séances | déclarer l'absence, puis recalculer la partie concernée | ci-dessous |
| Un changement de fond (nouvelle promotion, volumes revus) | modifier les données et relancer le calcul complet | 06 et 08 |
Le principe du recalcul partiel : ce qui est hors du périmètre ne bouge pas, mais continue d'occuper ses salles et ses formateurs. Recalculer une promotion ne fera jamais tomber ses cours sur ceux d'une autre.
Les écrans d'imprévu partagent une frise en trois temps : déclarer, recalculer, valider. « Rien n'est appliqué avant » votre validation.
Déclarer une absence
- 1Ouvrez l'onglet « Absences » du scénario.
- 2Choisissez le formateur et les dates.
- 3Cliquez sur « Déclarer l'absence et préparer le recalcul ».
L'absence devient une indisponibilité du formateur, et le recalcul s'ouvre déjà rempli avec les séances touchées.
Recalculer une partie
- 1Ouvrez l'onglet « Recalcul partiel » (ou « Recalculer » sur le planning, ou arrivez-y depuis une absence).
- 2« Choisir le périmètre » : « Qui, et quelles semaines ». Sélectionnez des promotions, des formateurs ou des cours, et les semaines concernées.
- 3Cliquez sur « Analyser le périmètre ». L'outil signale deux pièges :
- un cours commun avec un public non sélectionné : le déplacer déplace aussi le planning de ce public ;
- un cours hors périmètre sans placement connu : il n'occupe rien et ne protège rien.
- 4Cliquez sur « Lancer le recalcul ».
- 5Le calcul cherche d'abord à garder chaque séance à sa place actuelle. Il ne bouge que ce qui doit bouger. Les séances figées ne bougent jamais. Sa progression s'affiche sur la page, qui se met à jour d'elle-même à la fin ; « Composer la proposition » attend jusque-là.
Valider la proposition
Le recalcul ne pose que les séances du périmètre. Pour juger le résultat, l'outil le recompose en proposition : le planning de départ hors périmètre, plus les séances recalculées.
- 1Dans « Composer la proposition », choisissez la « Version de base à préserver hors périmètre » (en général la version publiée) et, si vous le souhaitez, un nom (« Proposition après recalcul du groupe B »).
- 2Cliquez sur « Composer la proposition ». Elle s'enregistre comme une version à l'état Proposition, et l'outil ouvre la liste des versions.
- 3Comparez-la à la version de départ (« Gérer les versions » > « Comparer deux versions ») : séances déplacées, et ce qui a changé.
- 4Si elle vous convient, désignez-la comme référence, puis publiez-la (chapitre 12). Sinon, ne faites rien : la référence n'a pas bougé.
Les demandes des formateurs
Avec un compte complet, un formateur peut lui-même signaler une absence ou proposer un autre créneau depuis son espace. Ces demandes arrivent dans « Demandes » et suivent le même chemin (chapitre 14).