Publier et diffuser
Rendre le planning officiel, l'exporter, l'imprimer.
Chapitre 12 sur 17 · 7 min de lecture
Ce qu'il faut savoir
Tant qu'il n'est pas publié, un planning reste un document de travail : vous pouvez le recalculer, le retoucher, en essayer d'autres. Publier le rend officiel. C'est le seul planning qui sort de l'outil : exports, impressions, espace des formateurs.
Compte complet pour la publication et les exports. En démo, vous construisez et retouchez librement ; « Garder mon planning » ouvre la publication.
Les états d'une version
Une version est une photographie du planning à un moment donné, avec ses noms, ses dates et ses horaires. Renommer une salle demain ne change pas une version d'aujourd'hui.
| État | Sens | Modifiable |
|---|---|---|
| Brouillon | travail en cours, retouches | oui |
| Proposition | soumise à décision (par exemple après un recalcul partiel) | oui |
| Validé | décision prise en interne | non |
| Publié | officiel, diffusé | non |
| Archivé | conservé pour mémoire | non |
Publier un planning
- 1Sur le planning, cliquez sur « Publier ce planning ».
- 2Lisez la confirmation : « Une version sera conservée automatiquement. Ce planning deviendra officiel et ne pourra plus être modifié. Les formateurs disposant d'un accès pourront être prévenus. »
- 3Confirmez.
Les retouches apportées après publication repartent du contenu publié, dans un nouveau brouillon. Le planning publié reste visible tant qu'un autre n'est pas publié.
Préparer les emplois du temps de chacun
- 1Ouvrez l'onglet « Publication et exports » du scénario, en haut de l'écran.
- 2Choisissez le public : tout l'établissement, une promotion, un groupe, un formateur ou une salle. Seuls les publics réellement présents dans la version publiée sont proposés.
- 3L'emploi du temps s'affiche en colonnes par jour, semaine par semaine, avec les vraies dates.
Exporter et imprimer
| Bouton | Ce que vous obtenez |
|---|---|
| « Télécharger (Excel) » | un classeur daté : date, début, fin, durée, matière, publics, formateurs, salle ; l'en-tête nomme la version et sa date de publication, le total d'heures figure en pied |
| « Télécharger (PDF) » | l'emploi du temps du public choisi, mis en page en A4 paysage : une page par semaine, la grille des heures et des jours, chaque séance à sa place avec sa matière, son horaire, son formateur et sa salle, la légende des matières et le total d'heures |
| « Toutes les promotions », « Tous les formateurs », « Toutes les salles », « Tous les groupes » | un seul PDF qui enchaîne l'emploi du temps de chacun, une page par semaine : de quoi tout imprimer d'un coup |
Un planning vide pour un public n'est pas une erreur : le fichier le dit.
Les formateurs
Les formateurs qui ont un espace (chapitre 14) voient leurs séances publiées dans « Mon planning », et peuvent s'abonner à leur agenda : il suit chaque nouvelle publication.
Gérer les versions
L'onglet « Versions » du scénario liste toutes les versions, en blocs colorés par état.
- « Créer une version » : photographier le planning actuel, par exemple « Avant modifications de janvier ».
- « Définir comme référence » : désigner le planning officiel de travail. Un nouveau calcul ne remplace jamais la référence ; seul ce geste la change.
- « Comparer deux versions » : séances déplacées (et ce qui a changé : semaine, horaire, salle, formateur), ajoutées, retirées.
- « Restaurer » : repartir d'une ancienne version. Une nouvelle version est créée ; aucune version intermédiaire n'est effacée.
