Travailler avec les formateurs

Ouvrir l'espace d'un formateur

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   Allez dans Référentiel > Formateurs et ouvrez le bloc du formateur.
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   Cliquez sur « Ouvrir son espace ». Le formateur reçoit une invitation par courriel avec un lien d'accès, sans mot de passe.
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   Si aucun service d'envoi n'est configuré, l'outil affiche le « Lien d'accès à transmettre » : copiez-le et envoyez-le vous-même.

L'état de chaque formateur s'affiche : « Pas d'espace », « Invité », « Espace actif », « Accès coupé ». Vous pouvez « Renvoyer un lien », « Révoquer » ou « Rouvrir l'accès ».

S'il perd son lien, le formateur demande un code à six chiffres par courriel depuis la page de connexion des formateurs (« Recevoir un code »).

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Mener une campagne de disponibilités

Les disponibilités se saisissent par session : elles valent pour tous les plannings de la session.

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   Ouvrez Sessions > la session > Disponibilités.
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   Dans « Saisie par les formateurs », choisissez la date limite et cliquez sur « Ouvrir la saisie ».
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   Suivez « Où en est chaque formateur » : « A répondu », « Pas encore répondu », « Aucun empêchement déclaré ».
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   À la date limite, ou quand vous le décidez, la saisie se ferme. Elle peut être rouverte (« Rouvrir la saisie »).

Seuls les comptes en planification ouvrent ou verrouillent la saisie. Aucune relance automatique n'est envoyée : relancez vous-même ceux qui n'ont pas répondu.

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Ce que voit le formateur

Dans « Mes disponibilités » :

• Ma semaine habituelle : pour chaque jour, « Disponible », « Le matin seulement », « L'après-midi seulement », « Pas disponible », ou « Horaires précis ». Sous chaque jour, un ruban de 7 h à 20 h se colore à mesure : vert quand il peut venir, hachuré quand il ne peut pas ;
• Mes absences : congés, formation, jury, avec leurs dates.

Pendant la campagne, sa saisie est libre. Après la date limite, un changement devient une demande, à expliquer en quelques mots.

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Ce que vous voyez

Les disponibilités déclarées deviennent des indisponibilités dans tous les plannings de la session. Elles apparaissent hachurées et verrouillées dans la fiche du formateur, à côté de vos propres saisies, qui ne sont jamais touchées.

Traiter les demandes

L'entrée « Demandes » de la barre latérale indique le nombre de demandes en attente. Trois sortes :

Chaque demande montre ce qu'elle change et ce qu'elle touche dans les plannings publiés. Vous acceptez ou refusez, avec un mot pour le formateur (« Pourquoi ? Le formateur lira votre réponse. »).

• Pendant une campagne ouverte, les demandes de disponibilités qui ne touchent aucun planning publié se valident en lot (« Tout valider »).
• Une demande portant sur une situation qui a changé depuis passe « plus d'actualité » au lieu d'écraser ce que personne n'a vu.
• Un planning publié n'est jamais modifié directement : accepter un changement qui le touche vous invite à recalculer.

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Le lien de collecte, pour un intervenant occasionnel

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   Ouvrez la page des disponibilités du planning.
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   Choisissez le formateur et cliquez sur « Créer un lien de collecte ».
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   Le lien s'affiche une seule fois : copiez-le et transmettez-le par votre messagerie.
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   Quand l'intervenant a déposé ses créneaux, vous les voyez et décidez : « Confirmer l'acceptation » ou « Confirmer le refus ». C'est votre acceptation qui crée l'indisponibilité.

L'intervenant choisit le jour, puis l'heure de début et de fin dans des listes qui suivent les horaires de l'établissement ; une fin placée avant le début est signalée tout de suite. Il peut préciser les semaines concernées et ajouter un motif, puis envoie tous ses créneaux d'un coup.

Le lien ouvre seulement le dépôt des créneaux de ce formateur, pour ce planning : ni le planning, ni les autres formateurs. Il est daté et révocable.

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L'espace du formateur en résumé

Un formateur ne voit que ses propres séances, et seulement celles des plannings publiés.