Poser le calendrier
Dates, vacances, stages, jours, horaires, pauses.
Chapitre 4 sur 17 · 9 min de lecture
Ce qu'il faut savoir
Pour planifier l’alternance, indiquez les semaines de présence et les périodes de stage ou d’entreprise propres à chaque promotion. Deux promotions peuvent ainsi suivre des calendriers différents dans la même session. Préparez ensuite leurs cours dans Répartir les heures.
Tout planning commence par ses dates. Le calendrier dit quand un cours peut avoir lieu ; tout le reste viendra s'y loger. Il se règle en trois étapes, regroupées sous « Le calendrier » dans la frise :
- 1Période et vacances : les semaines de cours.
- 2Jours et horaires : les jours travaillés et les heures d'ouverture.
- 3Pauses et déjeuner : les moments où aucun cours n'est placé.
Réglez-les avant de saisir les cours. On peut les modifier ensuite, mais changer les horaires d'un planning déjà calculé oblige à relancer le calcul.
Étape « Période et vacances »
Fixer les dates
- 1Ouvrez l'étape « Période et vacances », la première du parcours.
- 2Indiquez le premier et le dernier jour de cours.
- 3Choisissez « Ce que le planning doit couvrir » :
- « Toute la période » : le planning réel, semaine par semaine ;
- « Une semaine type » : une seule semaine, répétée à l'identique. Le calcul est plus rapide. Utilisez-la pour un premier essai, puis repassez à toute la période.
- 4Cliquez sur « Enregistrer la période ».
Déclarer les vacances et jours fériés
- 1Dans le volet « Vacances et jours fériés », cliquez sur « Ajouter des vacances ou un jour férié ».
- 2Choisissez le type : « Vacances », « Jour férié, fermeture », « Examens » ou « Autre ».
- 3Indiquez les dates et un nom (par exemple « Vacances de la Toussaint »), puis « Ajouter cette interruption ».
Aucun cours n'est placé pendant des vacances ou une fermeture. Les jours fériés ne sont pas proposés d'office : saisissez-les.
Lire la frise de l'année
Le volet « L'année d'un coup d'œil » montre, jour par jour, ce qui reste ouvert pour chaque promotion. C'est le meilleur endroit pour repérer une semaine oubliée ou un stage mal daté.
Étape « Jours et horaires »
Régler la semaine de cours
- 1Cochez les jours travaillés.
- 2Indiquez l'heure de début et de fin de journée.
- 3Choisissez le découpage : par 15 minutes, par 30 minutes, par heure. Il fixe les heures de début possibles d'un cours.
- 4Cliquez sur « Enregistrer les jours et horaires ».
L'aperçu de la semaine se met à jour à mesure. Il signale, avant l'enregistrement, une journée qui ne se découpe pas en créneaux réguliers.
Équilibrer les journées
Le volet « Équilibrage des journées » propose trois réglages de départ :
| Réglage | Ce que le calcul cherche |
|---|---|
| « Privilégier les journées sans temps mort » | éviter les trous dans la journée d'une promotion (par exemple un cours à 8 h puis plus rien jusqu'à 14 h) |
| « Privilégier les jours sans cours » | regrouper les cours pour libérer des journées entières |
| « Trouver un équilibre » | un compromis entre les deux |
Ce sont des souhaits : le calcul s'en rapproche sans jamais échouer à cause d'eux. Le détail se règle au chapitre 11.
Étape « Pauses et déjeuner »
Les pauses à heure fixe
- 1Dans le volet « Pauses à heure fixe », ajoutez chaque pause : un nom (« Pause du matin »), une heure de début et de fin.
- 2Aucun cours n'est placé pendant une pause fixe. Elle s'affiche sur l'aperçu de la semaine.
Le déjeuner
Trois choix :
| Choix | Effet | Quand le choisir |
|---|---|---|
| « Pas de pause déjeuner imposée » | aucune contrainte | journées courtes, ou déjeuner géré autrement |
| « À heure fixe : aucun cours sur la plage » | personne n'a cours sur la plage | tout le monde déjeune à la même heure |
| « Souple : une durée libre garantie dans la plage » | chaque promotion et chaque formateur a au moins cette durée libre, quelque part dans la plage | les horaires de déjeuner peuvent varier |
Exemple de déjeuner souple : plage de 11 h 30 à 14 h, durée garantie d'une heure. Le calcul choisit, pour chacun, l'heure du déjeuner.
Le temps entre deux cours
Le battement minimum est le temps libre imposé entre deux cours consécutifs d'une même personne ou d'un même public (par exemple 5 minutes pour changer de salle).
Le calendrier de la session
Le calendrier se consulte aussi hors d'un planning : Sessions > la session > Calendrier. Vous y retrouvez les mêmes vacances, fermetures et périodes de présence, pour toute l'année.
