Décrire l'équipe et les lieux
Matières, salles, formateurs, promotions et groupes.
Chapitre 5 sur 17 · 12 min de lecture
Ce qu'il faut savoir
Le temps « Équipe et lieux » décrit les ressources : ce qui ne peut pas être à deux endroits à la fois. Quatre étapes, dans cet ordre :
- 1Matières : ce qu'on enseigne.
- 2Salles : où.
- 3Formateurs : qui enseigne, et quand ils ne peuvent pas.
- 4Promotions et groupes : à qui, et quand ils ne sont pas là.
L'ordre a une raison : un formateur se rattache à des matières, une promotion se découpe en groupes, et les cours (chapitre 06) relient le tout.
Chaque élément est un bloc. Un clic sur le bloc ouvre sa fiche dans un panneau sur le côté. Toutes ces listes s'enregistrent automatiquement. Au-delà de six éléments, une recherche apparaît.
Étape « Matières »
- 1Saisissez le nom dans le champ « + Nouvelle matière », puis validez.
- 2Cliquez sur la pastille de couleur pour en choisir une.
La couleur suit la matière sur tous les plannings : choisissez des couleurs bien distinctes. Chaque bloc indique combien de formateurs l'enseignent, ou « Aucun formateur » : c'est un premier signal d'oubli.
Une matière encore utilisée par un cours ne se supprime pas : l'outil le dit sous le bouton « Supprimer », avec le nombre de cours concernés. Réaffectez ou supprimez d'abord ces cours.
Étape « Salles »
- 1Saisissez le nom dans « + Nouvelle salle ».
- 2Indiquez le nombre de places.
- 3Si la salle est particulière, indiquez son type (informatique, laboratoire, atelier…).
Le calcul n'attribue jamais une salle trop petite pour l'effectif d'un cours. Le type permet de réserver une salle adaptée : un cours qui demande une salle « informatique » ne sera placé que dans une salle de ce type.
Plusieurs sites (Compte complet). Si vos salles sont réparties sur plusieurs sites, le rattachement des salles et les temps de trajet sont traités au chapitre 11.
Étape « Formateurs »
Ajouter un formateur
- 1Cliquez sur « + Ajouter un formateur » : un panneau s'ouvre sur le côté.
- 2Saisissez son prénom et son nom.
- 3Cochez les matières enseignées. Elles servent à vous proposer les bons formateurs quand vous répartirez les heures.
- 4Cliquez sur « Ajouter le formateur ». Le panneau se referme et le formateur apparaît dans la liste. S'il manque une information, le message s'affiche dans le panneau et votre saisie est gardée.
Saisir ses indisponibilités
- 1Cliquez sur le bloc du formateur pour ouvrir sa fiche.
- 2Dans « Indisponibilités », appuyez sur une case et glissez sur tous les créneaux où il ne peut pas venir : ils se colorent en rouge, et l'ensemble s'enregistre au relâchement.
- 3Pour libérer des créneaux, recommencez le geste en partant d'une case rouge. En tête de chaque jour, « Jour », « Mat. » et « A.-m. » bloquent ou libèrent la journée, le matin ou l'après-midi en un clic.
Vous n'êtes pas obligé de tout saisir vous-même : les formateurs peuvent déclarer leurs disponibilités en ligne (chapitre 14, Compte complet). Les créneaux qu'ils ont déclarés apparaissent hachurés et verrouillés dans leur fiche.
Étape « Promotions et groupes »
Ajouter une promotion
- 1Cliquez sur « + Ajouter une promotion » : un panneau s'ouvre sur le côté.
- 2Donnez un nom (« BTS SIO 1re année »), un code court (« SIO1 »), l'effectif et une couleur.
- 3Cliquez sur « Ajouter la promotion ». Le panneau se referme ; ouvrez ensuite la promotion pour lui ajouter ses groupes et ses stages.
L'effectif sert à choisir une salle assez grande.
Ajouter des groupes
Un groupe est une partie de la promotion : TD1, TD2, un groupe de langue, une option.
- 1Ouvrez la fiche de la promotion, puis « + Ajouter un groupe ».
- 2Donnez un nom (« TD1 »), son effectif, et sa partition (« td »).
- 3Recommencez pour chaque groupe de la même partition (« TD2 », partition « td »).
La partition, en une phrase : les groupes d'une même partition peuvent avoir cours en même temps, car un apprenant n'est que dans un seul d'entre eux.
| Exemple | Partition | Conséquence |
|---|---|---|
| TD1 et TD2 | td | TD1 et TD2 peuvent avoir cours au même moment |
| Anglais renforcé et Espagnol | langue | idem |
| TD1 et Espagnol | partitions différentes | jamais en même temps : un apprenant peut être dans les deux |
Le cadre « Promotions, groupes et partitions : comment ça marche ? » le rappelle dans l'écran.
Déclarer les stages et périodes en entreprise
- 1Dans la fiche de la promotion, volet « Stages et périodes en entreprise ».
- 2Choisissez le type (Stage, En entreprise, Autre absence), les dates, puis « Ajouter cette période ».
Les cours de la promotion évitent ces dates. La période apparaît sur la frise de l'étape « Période et vacances ».
Indisponibilités d'une promotion ou d'un groupe
« Indisponibilités chaque semaine » : les créneaux où toute la promotion est prise ailleurs, toutes les semaines (un cours dispensé par un autre établissement, par exemple). Celle d'une promotion vaut pour tous ses groupes.
Le référentiel : saisir une fois pour toutes
Les formateurs, matières, salles et sites existent aussi dans le Référentiel, au niveau de l'établissement. Ce qui y est saisi se réutilise d'une année sur l'autre (chapitre 15).
Pour envoyer au référentiel ce que vous venez de saisir dans un planning, utilisez « Garder ces données pour les années suivantes » à l'étape « Vérifier et calculer ». Dans l'autre sens, les étapes Matières, Salles, Formateurs et Promotions proposent « Importer du référentiel » dès que l'établissement connaît des éléments absents du planning : cochez-les, ils entrent sans ressaisie.
