Affiner les réglages
Programme, règles, équilibrage, marges, sites.
Chapitre 11 sur 17 · 10 min de lecture
Ce qu'il faut savoir
Pour organiser un planning multi-sites, rattachez les salles à leur site et saisissez les temps de trajet entre les lieux. Ces durées ne sont pas calculées à partir des adresses. Les sites et trajets demandent un Compte complet ; préparez les ressources dans Équipe et lieux.
Le bloc Affiner de la frise est facultatif. Un premier planning se calcule sans lui. On y vient quand le résultat est juste mais pas encore confortable : une promotion qui a cours six heures d'affilée, un formateur qui vient cinq jours pour dix heures, un programme dont on veut suivre l'avancement.
Quatre outils :
- 1le programme : vérifier que les heures saisies couvrent le besoin ;
- 2les règles : des limites propres à une promotion, un groupe ou un formateur ;
- 3l'équilibrage des journées : jours libres, lissage, trous ;
- 4les marges, sites et trajets : le temps autour des cours et entre les lieux.
Le programme
Le programme dit combien d'heures chaque matière doit totaliser sur la période. Il sert à vérifier que les cours saisis couvrent le besoin.
- 1Ouvrez Affiner > « Programme ».
- 2Créez un module : la matière, le volume attendu, la durée de séance retenue, les promotions visées.
- 3Chaque module affiche une jauge qui distingue :
- attendu : le besoin ;
- planifié : ce que vos cours prévoient ;
- placé : ce que le calcul a réellement posé.
Vous n'avez rien à rattacher : un module compte de lui-même les cours de sa matière destinés à ses promotions, directement ou par un de leurs groupes. Un cours ajouté plus tard dans la répartition des heures y compte aussitôt. Un cours commun à deux promotions compte dans le module de chacune. Les cours d'une matière sans module sont regroupés dans le bloc « Hors module ».
Les heures se comptent par apprenant : TD1 et TD2 ont cours en parallèle, un apprenant ne suit que l'un des deux. Si un groupe a moins d'heures que l'autre, la jauge retient le moins servi : « 4 h à programmer » vaut pour chacun.
« Il reste 7 h à programmer » et « il reste 7 h à placer » sont deux informations différentes : la première se corrige dans la répartition des heures, la seconde dans le calcul.
Les règles
Une règle fixe une limite pour une promotion, un groupe ou un formateur, éventuellement pour certaines semaines seulement.
| Type de règle | Ce qu'elle exprime |
|---|---|
| Nombre maximum de jours de cours par semaine | par exemple 4 jours |
| Jour libre | un jour précis laissé libre (le mercredi) |
| Charge maximale par jour | heures de cours au plus dans une journée |
| Charge maximale par semaine | heures de cours au plus dans la semaine |
| Amplitude maximale d'une journée | du premier début à la dernière fin de la journée |
| Trou maximum entre deux cours | temps libre toléré entre deux cours d'une même journée |
Pour créer une règle : Affiner > « Règles » > « Nouvelle règle », choisissez la portée (Promotion, Groupe ou Formateur), la ressource, le type et la valeur, puis « Créer la règle ». Les durées se saisissent en heures (par exemple 6 ou 1,5). Une règle existante bascule avec « Rendre obligatoire » ou « Rendre souhaitable ».
Chaque règle est :
- obligatoire (bloc rose) : toujours tenue. Si elle rend le planning impossible, l'outil la nomme au lieu d'accuser les cours ;
- souhaitée (bloc bleu), avec une priorité de 1 à 5 : appliquée au mieux, et toujours expliquée si elle n'est pas tenue. Une préférence ne coûte jamais un cours placé.
Avant le calcul, l'outil attrape les règles qui se contredisent d'emblée : zéro jour de cours pour une promotion qui en a, une charge plus courte que le plus long cours, tous les jours déclarés libres.
L'équilibrage des journées
Réglé à l'étape « Jours et horaires » (chapitre 04), l'équilibrage agit sur toutes les promotions :
- jours libres : regrouper les cours pour libérer des journées entières ;
- lissage : répartir la charge sur la semaine plutôt que tout concentrer ;
- trous : éviter les temps morts dans la journée.
Ce sont des préférences : le calcul s'en rapproche sans jamais échouer à cause d'elles. Une règle par promotion ou par formateur (ci-dessus) permet d'être plus précis là où c'est nécessaire.
Les temps d'installation et de rangement
Certains cours demandent du temps autour : installer un atelier, ranger un laboratoire. Dans la liste détaillée des cours (chapitre 06), « Temps d'installation et de rangement » réserve des minutes avant et après la séance.
- Ces minutes ne comptent pas comme heures de cours.
- « Bloque aussi » dit qui est retenu pendant ce temps : la salle seulement, le formateur, le public, ou tout le monde. Trente minutes de rangement peuvent bloquer la salle sans bloquer la promotion.
- La marge et le battement entre cours ne s'additionnent pas : le plus long des deux s'applique.
Plusieurs sites et temps de trajet
Compte complet. Si vos salles sont sur plusieurs sites :
- 1Déclarez les sites : Référentiel > Sites.
- 2Rattachez chaque salle à son site (étape des sites du planning, ou Référentiel > Salles).
- 3Saisissez les temps de trajet : Référentiel > Temps de trajet. Le temps se saisit, il n'est jamais déduit d'une adresse. Le sens compte (l'aller et le retour peuvent différer) ; un sens laissé vide reprend la valeur de l'autre.
Le calcul sépare alors deux cours d'un même formateur, d'une même promotion ou d'un même groupe sur des sites différents par le temps de trajet, le même jour. Il préfère deux salles du même site à un trajet.
