Ce qu'il faut savoir avant de commencer

Ce que fait l'outil

EduPlanning construit un emploi du temps à partir de ce que vous lui décrivez : vos dates, vos horaires, vos salles, vos formateurs, vos promotions et le nombre d'heures que chaque matière doit recevoir. Vous ne dessinez pas le planning case par case. Vous décrivez la situation, et le calcul cherche un placement qui respecte tout.

Si ce placement n'existe pas, l'outil ne s'arrête pas sur un échec : il place le maximum de séances, liste celles qui restent, et dit en clair ce qui coince (« le formateur X a 18 h de cours pour 12 h de disponibilité déclarée »).

L'ordre compte

Le planning se construit dans cet ordre, et l'outil vous y guide :

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   Le calendrier : quand les cours peuvent avoir lieu (dates, vacances, horaires, pauses).
2. 2
   L'équipe et les lieux : qui enseigne quoi, où, à qui.
3. 3
   La répartition des heures : combien d'heures de chaque matière pour chaque public.
4. 4
   Le calcul : l'outil place les séances.
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   Les retouches et la publication : vous ajustez, puis vous rendez le planning officiel.

Vous pouvez revenir à n'importe quelle étape à tout moment. Mais une étape dépend des précédentes : on ne rattache pas un stage à une promotion qui n'existe pas encore, on ne confie pas un cours à un formateur qui n'est pas saisi.

Obligatoire ou souhaité

C'est la notion la plus importante du guide.

• Une information obligatoire est toujours respectée : un formateur n'est jamais placé sur deux cours en même temps, ni sur un créneau où il s'est déclaré indisponible ; une salle trop petite n'est jamais attribuée.
• Une préférence souhaitée oriente le calcul sans jamais le bloquer : regrouper les cours sur moins de jours, éviter les trous, lisser la charge. Si elle ne peut pas être tenue, l'outil le dit, mais il ne sacrifie jamais un cours pour elle.

Référentiel, session, planning : trois niveaux

L'outil range vos informations sur trois niveaux. Les comprendre évite de tout ressaisir chaque année.

Une session peut porter plusieurs plannings : vous comparez des hypothèses sans rien casser. Les dates et les vacances appartiennent à la session ; tous ses plannings les partagent.

Cours et séances

• Un cours est ce que vous saisissez : « Anglais, BTS SIO 1, 2 h par semaine, avec Claire Martin ».
• Une séance est ce que le calcul place : l'anglais du lundi 14 septembre de 9 h à 11 h.

Un cours de 2 h par semaine sur trente semaines produit trente séances. C'est pourquoi le guide parle de cours pendant la saisie, et de séances une fois le planning calculé.

Promotion, groupe, partition

• Une promotion est un public qui suit ses cours ensemble (une classe).
• Un groupe est une partie de la promotion (TD1, TD2, anglais renforcé).
• Une partition est une façon de découper la promotion. Les groupes d'une même partition peuvent avoir cours en même temps, car un apprenant n'est que dans un seul d'entre eux.

Exemple : la promotion SIO1 a une partition « TD » avec TD1 et TD2. Le calcul peut placer TD1 en réseau et TD2 en développement au même moment. Il ne placera jamais un cours de toute la promotion en même temps qu'un cours de TD1.

Planning calculé, brouillon, version publiée

• Le planning calculé est le résultat brut d'un calcul. Il ne change jamais après coup.
• Vos retouches vont dans un brouillon : le résultat du calcul reste intact, vous pouvez toujours y revenir.
• Une version publiée est officielle. Elle ne se modifie plus. Seule une version publiée sort de l'outil (exports, espace des formateurs).

Ce que l'outil ne fait pas

EduPlanning place des cours. Il ne gère pas les notes, les absences des apprenants, les inscriptions nominatives, la vie scolaire ni la facturation.

L'espace démo et le compte complet

Vous découvrez l'outil dans un espace démo : un vrai compte, gratuit, valable 14 jours, avec les fonctions de construction ouvertes. Certaines fonctions y sont visibles mais fermées, avec un cadenas : publication et exports, espace des formateurs, collecte des disponibilités, plusieurs sites et temps de trajet, plusieurs années, mises à jour par import. Dans ce guide, elles portent la mention Compte complet.

« Garder mon planning » demande l'ouverture du compte complet. Rien de ce que vous avez saisi n'est perdu.